I. THÔNG TIN CHUNG

Chức danh công việc: Admin

Mã công việc: 

Nhóm/Tổ/Bộ phận: Phòng kinh doanh 

Phòng/Ban: Phòng kinh doanh 

Đơn vị: Vietchem

Quan hệ báo cáo:

• Trực tiếp: Trưởng nhóm
• Gián tiếp: BGĐ và các Đơn vị/ Bộ phận khác trực thuộc TCT.

II. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

Hoàn thành các nhiệm vụ sau: 

• Hỗ trợ phòng mua hàng làm việc với các nhà cung cấp cũ giảm giá hàng mua. Thu thập thông tin thị trường, nhận thông tin phản hồi của nhà cung cấp, trả lời những thắc mắc của nhà cung cấp, liên hệ với các bộ phận khác xử lý khiếu nại của nhà cung cấp nhanh chóng, hiệu quả, chính xác. 
• Phối hợp KD xây dựng kế hoạch mùa hàng từ bộ phận bán hàng tháng, theo dõi, đôn đốc bộ phận kinh doanh gửi kế hoạch.
• Thực hiện quy trình mua hàng: các thủ tục đặt hàng từ nhà cung cấp, nhập hàng vào kho, lưu trữ chứng từ.
• Soạn thảo và quản lý các loại hợp đồng của Phòng mua hàng hóa chất công nghiệp. Thực hiện hợp đồng, làm đơn hàng, xuất nhập hàng hóa, liên hệ với nhà cung cấp, lên kế hoạch nhập hàng cho bộ phận kho, lên kế hoạch giao nhận.
• Đối soát chi phí mua hàng, làm thủ tục thanh toán nội bộ;  thanh toán khác cho nhà cung cấp.
• Theo dõi, làm việc với kế toán tiến độ trả tiền nhà cung cấp
• Theo dõi quá trình nhập hàng của nhà cung cấp, lượng hàng bán ra, tổng hợp hàng tồn kho , cung cấp thông tin cho bộ phận kinh doanh có cơ sở kiểm soát hàng hóa.
• Cập nhật dữ liệu mua hàng, báo cáo hiệu quả mua hàng theo tuần/tháng/quý/năm, thực hiện báo cáo chi tiết công nợ với nhà cung cấp.
• Các công việc khác theo phân công của BGĐ

III. NHIỆM VỤ/TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC

Phạm vi trách nhiệm

Nhiệm vụ cụ thể

Tần suất thực hiện

Mức độ trách nhiệm 

(Chính/ phối hợp/ quyết định)

Kết quả mong đợi (tương ứng với mỗi trách nhiệm cụ thể)

Chăm sóc Nhà Cung Cấp cũ 

• Đối với các nhà cung cấp cũ thì làm việc hỏi thăm giá cả , chất lương hàng.
• Đối với nhà cung cấp hơn 2 tháng không lấy hàng: Gọi điện chăm sóc, nắm tình hình Nhà cung cấp  
• Xử lý các khiếu nại của nhà cung cấp, các trường hợp khác báo cáo lên trên tiếp tục hỗ trợ xử lý đảm bảo chất lượng hàng nhà cung cấp.
• Thu thập thông tin thị trường và đối thủ cạnh tranh báo cáo Trưởng phòng và BGĐ có chiến lược phù hợp

Hàng ngày/ tháng/ quý/ năm và khi có phát sinh.

Chịu trách nhiệm chính

Đàm bảo mối quan hệ đối tác giữa 2 bên

Công tác mua hàng

Theo dõi, tiến độ hàng về sau khi mua hàng chốt kế hoạch với nhà cung cấp

Hàng tuần và khi có phát sinh.

Chịu trách nhiệm chính.

Đầy đủ, kịp thời và chính xác.

Mua sắm theo đơn hàng

Tiếp nhận yêu cầu hàng hóa từ kinh doanh.

thực hiện đơn hàng.

Hàng ngày và khi có phát sinh.

Chịu trách nhiệm chính.

Có giá trị làm lợi so sánh

Công tác thường xuyên định kỳ

• Làm soạn thảo và quản lý các loại hợp đồng của Phòng. 
• Thực hiện hợp đồng, làm đơn hàng, xuất nhập hàng hóa, liên hệ với nhà cung cấp, 
• Lên kế hoạch giao hàng cho bộ phận kho, lên kế hoạch giao nhận.

Hàng ngày

Chịu trách nhiệm chính.

Đầy đủ, nhanh chóng, chính xác.

Công tác báo cáo quản trị

• Theo dõi quá trình nhập hàng của nhà cung cấp, lượng hàng bán ra, tổng hợp hàng tồn kho nhà cung cấp, cung cấp thông tin cho bộ phận kinh doanh có cơ sở kiểm soát hàng hóa, thúc đẩy nhà cung cấp chuyển hàng về theo kế hoạch.
• Cập nhật dữ liệu mua hàng, báo cáo hiệu quả mua hàng theo tuần/tháng/quý/năm, thực hiện báo cáo chi tiết công nợ với nhà cung cấp.

Hàng tuần và khi có phát sinh.

Chịu trách nhiệm phối hợp.

Đầy đủ, kịp thời và chính xác.

Một số trách nhiệm khác

Theo sự phân  công trực tiếp của Trưởng phòng và BGĐ.

Theo thực tế phát sinh.

Chịu trách nhiệm chính

Sẵn sàng nhận nhiệm vụ, có giải pháp tối ưu, kịp thời.

IV. QUYỀN HẠN

• Yêu cầu các Phòng/Ban cá nhân có liên quan phối hợp thực hiện đúng các quy định có liên quan đến lĩnh vực mình được giao thực hiện; 
• Được đào tạo các kiến thức chuyên môn cần thiết, được tham gia tham vấn các vấn đề liên quan.
• Giải đáp các ý kiến thắc mắc của các CBNV khác có liên quan đến công việc chuyên môn được giao thực hiện trong giới hạn công việc được giao; 
• Đề xuất, kiến nghị các giải pháp để khắc phục, cải tiến các hạn chế phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ; 
• Được phép bảo lưu ý kiến hoặc kiến nghị vượt cấp trong trường hợp không đồng ý với đánh giá, chỉ đạo của cấp quản lý trực tiếp. 
• Chủ động, nghiên cứu, đề xuất phương án triển khai công việc đúng quy định của Công ty và của pháp luật.
• Sử dụng các trang thiết bị được giao để hoàn thành nhiệm vụ.
• Các quyền khác theo quy định của Luật lao động.

IV. YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC

V. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

Thời gian làm việc: Theo giờ hành chính hoặc theo điều động tùy từng thời điểm.

Địa điểm làm việc: Tại văn phòng Công ty và một số địa điểm do Công ty chỉ định.

Trang thiết bị, công cụ dụng cụ: Máy tính,và các thiết bị văn phòng khác.