I. THÔNG TIN CHUNG

Chức danh công việc: Nhân viên Mua hàng

Mã công việc: 

Nhóm/Tổ/Bộ phận: Phòng Mua hàng

Phòng/Ban: Phòng Mua hàng

Đơn vị: VIETCHEM

Quan hệ báo cáo:

• Trực tiếp: Ban Giám Đốc, Ban Kiểm Soát.
• Gián tiếp: Phòng kế toán, Phòng mua hàng, Phòng bán hàng, Kho, Phòng vận tải, Khách hàng, Nhà cung cấp.

Cấp dưới: Không

II. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

• Đầu mối tiếp nhận đơn hàng của phòng bán hàng để lên đơn hàng đặt mua .
• Đầu mối liên hệ với các nhà cung cấp mua hàng để mua được hàng đạt chất lượng và giá cả cạnh tranh nhất.
• Thực hiện công việc khác do BGĐ giao.

III. NHIỆM VỤ/TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC

Phạm vi trách nhiệm

Nhiệm vụ cụ thể

Tần suất thực hiện

Mức độ trách nhiệm

(Chính/ phối hợp/ quyết định)

Kết quả mong đợi (tương ứng với mỗi trách nhiệm cụ thể)

Công việc liên quan đến các đơn hàng đến-đi

• Thống kê các đơn hàng đặt đến. Căn cứ vào từng mặt hàng, xuất xứ cụ thể để lên đơn đặt hàng các nhà cung cấp.
• Làm đơn đặt hàng mua , xác nhận đặt hàng với từng đơn hàng .
• Đối với những hàng phải đặt cọc làm đề nghị tạm ứng trước cho nhà cung cấp mua hàng .
• Theo dõi hàng về, những hàng nào chưa về thời gian bao lâu báo cho phòng bán hàng .
• Trước khi hàng về kho thông báo cho kho trước dọn mặt bằng, làm đề nghị nhập kho mua hàng chuyển kế toán kho.
• Hàng về kho đối chiếu giữa hàng và hóa đơn , yêu cầu mua hàng. Xem có đúng yêu cầu hàng hay không rồi phản ánh lại cho nhà cung cấp.
• Hàng ok nhập kho rồi lấy phiếu nhập làm đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp .
• Lên dự trù những hàng tồn kho thông thường và báo cho bán hàng để nắm được tình hình.
• Làm hợp đồng nguyên tắc năm đối với các nhà cung cấp trả sau.
• Tạo mã hàng cho phòng bán hàng để có mã làm dự toán mua hàng.
• Sửa lại tên hàng, xuất xứ chuẩn theo hàng thực tế.
• Báo cáo với phần mềm những lỗi phát sinh khi làm để khắc phục .
• Khắc phụ sự cố hàng vỡ, hỏng trong quá trình vận chuyển để xử lý kịp thời cho phòng bán hàng.
• Xin bảng giá cố định áp dụng cho thương mại
• Xin bảng giá ưu đã để lên đơn mua hàng với số lượng lớn.

Hàng ngày và khi có phát sinh.

Chịu trách nhiệm chính

Chủ động, hoàn thành tốt công việc được giao

Công việc liên quan đến đối tác

• Lên kế hoạch gặp gỡ các nhà cung cấp định kỳ.
• Trao đổi với bán hàng về những vấn đề còn vướng mắc trong hàng hóa để cùng nhau tháo gỡ.
• Tìm thêm nhiều nguồn hàng mới với giá cả cạnh tranh để cung cấp cho phòng bán hàng. 

Hàng ngày và khi có phát sinh.

Chịu trách nhiệm chính

Chủ động, hoàn thành tốt công việc được giao

Công việc liên quan đến đối tác phối hợp – hỗ trợ

• Phối hợp với nhóm mua hàng để lên kế hoạch mua hàng theo yêu cầu của BGĐ, mua hàng cho các dự án, gói thầu.
• Phối hợp với kế toán làm thanh toán công nợ cho các nhà cung cấp đúng hẹn.
• Phối hợp với kho để nhập đúng chủng loại, chất lượng. Cho phòng bán hàng giao hàng nhanh nhất.
• Cùng với các bạn mua hàng đưa kế hoạch lấy hàng để giao nhận đi kết hợp cung đường và hiệu quả nhất.

Hàng ngày và khi có phát sinh.

Chịu trách nhiệm chính

Chủ động, hoàn thành tốt công việc được giao

Công việc khác

Thực hiện các công việc khác do BGĐ giao, ủy quyền.

Khi có yêu cầu

Chính

Hoàn thành tốt công việc được giao

Báo cáo

Định kỳ báo cáo bằng văn bản lên BGĐ về các hoạt động liên quan đến lĩnh vực phụ trách mua hàng.

Định kỳ

Chính

Báo cáo kịp thời cho BGĐ

IV. QUYỀN HẠN

• Chủ động lên kế hoạch kinh doanh
• Chủ động chọn đưa mục tiêu doanh số, lợi nhuận
• Chịu trách nhiệm hoàn thiện hợp đồng, công nợ. Từ khâu làm báo giá, đến khâu nghiệm thu để thu tiền về đúng tiến độ.
• Chịu trách nhiệm giữ uy tín, thương hiệu cho công ty
• Chịu trách nhiệm lãi , lỗ của hợp đồng bán
• Quản lý khách hàng của mình chăm sóc
• Không được quyền bán các đơn hàng không đảm bảo lợi nhuận > 10% và các phần trích tiền cảm ơn, FB với khách hàng.
• Không được tự ý chốt hợp đồng, điều khoản với khách hàng.
• Có sự cố, phàn nàn khách hàng cần kịp thời báo cáo cấp trên để tìm hướng xử lý. Chỉ được phép tự xử lý với các sự cố nhỏ, không ảnh hưởng đến các điều khoản hợp đồng, uy tín thương hiệu của công ty.

V. YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC

VI. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

Thời gian làm việc: 8h - 17h từ thứ 2 đến thứ 6 và 8h - 12h sáng thứ 7