Với mục tiêu tạo không gian làm việc sạch đẹp tăng hiệu quả công việc, mang lại cảm giác tuyệt vời nhất trong một ngày làm việc cho CBCNV, đầu năm 2024 VIETCHEM đã triển khai mạnh mẽ hoạt động 5S trong toàn hệ thống. Đây là đợt triển khai quy mô, bài bản và có hệ thống.

Mô hình 5S tại Vietchem

5S văn phòng được áp dụng như thế nào tại VIETCHEM?

5S văn phòng là phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc trong môi trường văn phòng, nhằm tạo ra một không gian làm việc hiệu quả, sạch sẽ và gọn gàng. Bao gồm 5 yếu tố: Seiri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc, Shitsuke – Sẵn sàng. Tại VIETCHEM, hoạt động 5S đã được triển khai từ sớm, tuy nhiên để áp dụng 5S văn phòng hiệu quả nhất, đầu năm 2024 VIETCHEM đã tiếp tục phát động, nghiêm túc thực hiện 5S toàn hệ thống theo đúng quy trình: 

Seiri – Sàng lọc

Bước đầu tiên trong nguyên tắc 5s là sàng lọc. Sàng lọc ở đây có nghĩa là doanh nghiệp phân loại mức độ cần thiết của các tài nguyên để tiến hành loại bỏ. Chế độ sàng lọc này được chia thành 3 mức độ bao gồm: 

• Mức 1: Cần thiết (Lưu giữ)
• Mức 2: Không cần thiết (Loại bỏ)
• Mức 3: Chưa xác định rõ mức độ cần thiết (Lưu giữ thêm 1 thời gian, nếu tiếp tục không sử dụng và mang lại giá trị thì chuyển sang mức độ không cần thiết. Sau đó tiến hành loại bỏ)

Dựa vào kết quả sàng lọc thu được, doanh nghiệp tiến hành loại bỏ những tài nguyên không cần thiết. Hoạt động seiri mang lại nhiều lợi ích như: tinh gọn không gian lưu trữ, giảm bớt những dụng cụ không cần thiết,… 

Seiton – Sắp xếp

Tiếp theo, VIETCHEM tiến hành sắp xếp những tài nguyên đã được sàng lọc trước đó. Các tài nguyên được bày trí gọn gàng, ngăn nắp và khoa học. Điều này giúp văn phòng tăng tính thẩm mỹ và thuận tiện trong quá trình sử dụng các tài nguyên.

Việc sắp xếp tài nguyên dựa vào tần suất sử dụng tài nguyên đó theo nguyên tắc sau: 

• Thường xuyên sử dụng: sắp xếp ở vị trí dễ thấy, dễ lấy. 
• Ít sử dụng: sắp xếp vị trí dễ tìm. 
• Lâu ngày mới sử dụng: cất trong kho hoặc những nơi lưu trữ theo quy định của doanh nghiệp.  

Hoạt động này giúp nhân sự dễ dàng trong việc tìm kiếm và sử dụng tài nguyên một cách thuận tiện. Các công việc có liên quan khác cũng được triển khai và thực thi nhanh chóng. 

Seiso – Sạch sẽ

Trong 5S văn phòng, yếu tố seiso (sạch sẽ) giữ vị trí quan trọng. Môi trường làm việc có sạch sẽ hay không sẽ quyết định trong bước này. Tại VIETCHEM, các nhân sự luôn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc của mình, bao gồm cả những thiết bị và công cụ hỗ trợ quá trình làm việc. 

Với không gian làm việc sạch sẽ tạo cảm giác thoải mái, nâng cao tinh thần làm việc cho mỗi nhân sự. Nhân sự có thể thỏa sức sáng tạo và phát huy khả năng của mình tốt nhất. Với không gian làm việc 5* sạch đẹp, có tính thẩm mỹ cao, VIETCHEM tin chắc rằng đây sẽ là môi trường làm việc lý tưởng cho các CBCNV đã và đang có ý định làm việc tại VIETCHEM.

Khi áp dụng 5S vào hệ thống, VIETCHEM hiểu rằng khi triển khai tốt hoạt động Seiso công ty sẽ giảm thiểu tối đa những rủi ro như như hỏng máy móc và thiết bị. 

Do đó, trong hoạt động 5S VIETCHEM yêu cầu bất kỳ nhân sự nào cũng cần tham gia vào hoạt động này để đảm bảo tính thống nhất, đảm bảo vệ sinh chung trên  nguyên tắc sạch sẽ như: 

– Vệ sinh chỗ làm việc của cá nhân trong ba khoảng thời gian: đầu – giữa – cuối các ca làm việc. Cụ thể như: lau dọn bàn làm việc, cất những những vật dùng không cần thiết trên bàn làm việc, vứt bỏ giấy rác vào thùng rác theo quy định, kiểm tra xung quanh chỗ làm việc,… 

–  Vệ sinh thường xuyên các máy móc, thiết bị, công cụ thuộc sở hữu hoặc có trách nhiệm bảo quản và sử dụng. Đối với những máy móc, thiết bị, công cụ sử dụng trong ngày cần vệ sinh sau mỗi ca làm việc. Cụ thể như: lau/ rửa máy móc bằng nước lau chuyên dụng,…

Seiketsu – Săn sóc

Yếu tố Seiketsu sẽ giữ vai trò duy trì và phát triển 3 hoạt động: sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.

Để thực hiện tốt hoạt động này, VIETCHEM đã xây dựng bộ quy định tương tự như các quy định làm việc về các mặt: thời gian, mục tiêu, hành động,… Có như vậy mới đảm bảo được các thành viên tham gia thực hiện 5S một cách đầy đủ và nghiêm túc. Cụ thể như: 

– Xây dựng quy trình thực hiện.

– Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá và nguyên tắc cho các hoạt động.

– Theo dõi, kiểm tra, đánh giá, đôn đốc quá trình thực hiện nguyên tắc 5S của nhân viên.

Shitsuke – Sẵn sàng

Tại đây, VIETCHEM đã thực hiện các hoạt động để các thành viên đều sẵn sàng tham gia vào hoạt động 5S. Tự nhận thấy rằng, quá trình này không hề đơn giản nếu nếu ngay từ đầu VIETCHEM đã không xác định rõ đối tượng tham gia vào hoạt động 5S.

Thông thường, đối tượng tham gia trong tổ chức và doanh nghiệp sẽ được phân thành 3 đối tượng chính là: 

Người phát động và triển khai 5S (Ban tổ chức, điều hành và theo dõi)

Trưởng bộ phận/ phòng ban (Người thực hiện và đôn đốc nhân viên cấp dưới)

Cá nhân nhân viên (Người thực hiện)

Do đó, trước khi bắt tay vào triển khai hoạt động, Ban lãnh đạo VIETCHEM đã thành lập Ban 5S với những chức danh, vị trí rõ ràng như Trưởng ban, cố vấn, ủy viên, thành viên … Để từ đó, mỗi thành viên Ban 5S  - những nhân viên tiêu biểu sẽ có trách nhiệm đốc thúc, xây dựng thói quen 5S đến từng phòng/ban/đơn vị…

Với từng cá nhân, VIETCHEM tiến hành phân rõ quyền hạn và trách nhiệm. Đảm bảo mỗi cá nhân nắm rõ thông tin và thực hiện đúng. Tại VIETCHEM đã áp dụng các hoạt động như:

– Lên kế hoạch và tổ chức các buổi đào tạo – hướng dẫn thực hiện về 5S văn phòng.

– Xây dựng bộ tài liệu cung cấp cho nhân viên về quy trình 5S. 

– Kiểm tra và đánh giá thường xuyên về mức độ thực hiện 5S của nhân sự. 

Hoạt động 5S tại VIETCHEM đang được triển khai có hiệu quả nhờ vào việc vận hành quy trình có bài bản của Ban tổ chức. Đây là tín hiệu đáng mừng của doanh nghiệp cho sự phát triển bền vững, hội nhập nền công nghiệp 4.0.

VIETCHEM cùng các công ty thành viên nghiêm túc thực hiện 5S 

Chắc hẳn chúng ta luôn tự hỏi tại sao phải áp dụng phương pháp 5S ngay trong chính doanh nghiệp của mình? Nói nôm na đơn giản như ông bà ta thời xưa đó chính là “Nhà sạch thì mát, bát sạch ngon cơm”. Nếu một căn phòng có sự bố trí sạch sẽ, ngăn nắp, không gian thoáng đãng thì chúng ta sẽ có tinh thần làm việc tốt hơn. Và ngược lại, nếu chúng ta làm việc trong một căn phòng bụi bặm, bừa bộn thì chắc chắn ai ai cũng cảm thấy căng thẳng, mệt mỏi. Đó chính là lý do ngày nay có nhiều doanh nghiệp lựa chọn mô hình 5S để cải tiến môi trường làm việc

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

Nguyên tắc 5S ngày càng được nhiều doanh nghiệp ứng dụng mạnh mẽ. Theo khảo sát thực tế về hiệu quả của 5S tại các doanh nghiệp cho thấy, 5S đã mang lại rất nhiều lợi ích như: 

Xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, gọn gàng: Góc làm việc và không gian làm việc thoải mái và tích cực qua cách bày trí và sắp xếp các tài nguyên vật chất và tài nguyên thông tin như file dữ liệu, giấy tờ, máy móc, thiết bị,… đều được lưu trữ khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm.  

Nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc: Mỗi nhân sự có thể tập trung vào công việc hơn. Đồng thời, quá trình tìm kiếm dữ liệu và xử lý thông tin trở nên dễ dàng. Từ đó, sắp xếp công việc thông minh để hoàn thành các công việc nhanh chóng. 

Hình thành thói quen tốt, xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đều phải chấp hành mỗi ngày tạo nên thói quen trong lối sống và làm việc. Khi đó, tạo được môi trường tích cực thúc đẩy năng lực của mỗi nhân sự hay chính là phát huy sức mạnh nội lực của doanh nghiệp để bứt phá hiệu quả kinh doanh. 

Tăng tính kỷ luật và trách nhiệm của mỗi nhân sự: Mỗi nhân viên tham gia và chịu trách nhiệm trong việc duy trì và áp dụng phương pháp này, từ đó tăng tính kỷ luật và trách nhiệm cá nhân. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những rủi ro trong quá trình triển khai công việc.

Tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và gọn gàng thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

Giảm thiểu chi phí lưu kho: Tinh gọn những vật dụng/ hàng hóa không cần thiết hoặc không còn giá trị. 

Hiểu được những lợi ích tích cực từ việc thực hiện 5S trong công việc, trong việc thúc đẩy và phát triển doanh nghiệp, hơn 500 CBCNV VIETCHEM từ khối văn phòng đến khối Nhà máy đều hào hứng nghiêm túc chấp hành. 

Tại trụ sở chính 41 Phố Trạm, Long Biên, Hà Nội, các phòng/ban nghiêm túc thực hiện 5S tại chỗ, gọn gàng, ngăn nắp nơi làm việc, sắp xếp quy hoạch công việc theo trình tự. Đặc biệt, với Công ty CP Sản xuất gia dụng House & HOME (một thành viên của VIETCHEM) là đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm chăm sóc gia đình, cá nhân, hóa mỹ phẩm: Nước giặt xả Clara; Nước rửa chén Clara; Nước lau sàn Clara; Nước tẩy rửa bồn cầu, nhà vệ sinh… kể từ khi áp dụng 5S vào hoạt động, mọi quy trình làm việc được tối ưu hóa, hàng hóa trong kho được sắp xếp khoa học hơn, hiệu suất làm việc của mỗi nhân sự được cải thiện đáng kể.

Không chỉ có House & HOME, mà các công ty thành viên khác như LabVIETCHEM, Tekchem, Aquadelta… cũng hoàn thành xuất sắc công tác 5S trong gần 3 tháng qua. 

Là đơn vị thực hiện 5S từ rất lâu, Nhà máy Tân Thành đang trở thành đơn vị đi đầu trong công tác xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, gọn gàng, làm việc có hệ thống, quy trình… 

Trong thời gian tới, Ban Lãnh đạo và tập thể CBCNV Công ty sẽ tập trung đưa ra một chiến lược “ 5S dài hơi” nhằm duy trì sự ổn định hiện tại và duy trì, phát triển mỹ quan của Công ty.

Sau quá trình triển khai thực hiện, có thể khẳng định VIETCHEM đã áp dụng có hiệu quả chương trình 5S trong Công ty. Dựa trên nền tảng đó, Ban lãnh đạo Công ty và tập thể CBCNV sẽ chung tay cố gắng hơn nữa để tạo dựng được một mô hình VIETCHEM văn minh, khoa học trong mắt bạn bè năm châu.

Một số hình ảnh đẹp của VIETCHEM sau khi áp dụng 5S:

Bài viết liên quan

VIETCHEM TỔ CHỨC KHÓA HỌC “PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ” CHO CBNV KHỐI HỖ TRỢ

Trong hai ngày 28-29/09/2024, VIETCHEM đã tổ chức thành công khóa học “Phát triển kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả” dành cho toàn bộ CBNV khối hỗ trợ, dưới sự hướng dẫn của Tiến sĩ Đào Xuân Khương – chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo kỹ năng làm việc và quản trị doanh nghiệp. Khóa học là một trong những hoạt động đào tạo quan trọng của VietChem, nhằm nâng cao kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm cho đội ngũ nhân viên, từ đó góp phần cải thiện hiệu suất làm việc và sự phối hợp trong công việc.

0

Xem thêm

VIETCHEM TÀI TRỢ ĐỒNG CHƯƠNG TRÌNH  HỘI THẢO ĐỔI MỚI SÁNG TẠO VÀ KHỞI NGHIỆP TRONG GIÁO DỤC VIỆT NAM

Ngày 02/10/2024 vừa qua, VIETCHEM tham dự Hội thảo “Đổi mới sáng tạo và Khởi nghiệp trong Giáo dục Đại học Việt Nam” được phối hợp cùng với Mạng lưới Đổi mới sáng tạp và Khởi nghiệp Đại học, Cao đẳng Việt Nam(VNEI) được diễn ra tại trung tâm Đổi mới sáng tạo Quốc gia, Khu công nghệ cao Hòa Lạc.

0

Xem thêm

VIETCHEM TỔ CHỨC KHÓA HỌC "BẢY THÓI QUEN CỦA NGƯỜI LÀM VIỆC HIỆU QUẢ" DÀNH CHO CBNV

Ngày 21-22/09/2024, VIETCHEM đã tổ chức khóa học "Bảy thói quen của người làm việc hiệu quả" dành cho các Cán bộ nhân viên (CBNV) cấp Trưởng nhóm trở lên. Khóa học nằm trong chuỗi các chương trình đào tạo nâng cao năng lực nhân sự của công ty, được dẫn dắt bởi Tiến sĩ Đào Xuân Khương.

0

Xem thêm

VIETCHEM TIẾP TỤC HỖ TRỢ BÀ CON HUYỆN HẠ HÒA - PHÚ THỌ KHẮC PHỤC NGUỒN NƯỚC SINH HOẠT SAU BÃO SỐ 3

Ngày 16/9/2024, tiếp nối chương trình thiện nguyện hỗ trợ đồng bào vùng lũ, VietChem đã phối hợp cùng các chuyên gia xử lý nước sạch từ Bộ Khoa học và Công nghệ tiếp tục chuyến hành trình đến với huyện Hạ Hòa, tỉnh Phú Thọ. Đây là một trong những địa phương chịu thiệt hại nặng nề nhất từ cơn bão số 3, với hàng loạt vụ lũ quét và sạt lở nghiêm trọng, nước ngập sâu, toàn bộ nước giếng khơi và giếng khoan đều nhiễm bùn, gây ảnh hưởng lớn đến đời sống người dân.

0

Xem thêm